Les quatorze pièces à réunir pour vendre un bien de succession

Chaque pièce provient d'un organisme différent : mairie, notaire, service de la publicité foncière, syndic, centre des finances publiques, banque, diagnostiqueur certifié. Aucune de ces démarches ne peut être accélérée par un acheteur, quel qu'il soit. Le tableau ci-dessous récapitule les délais constatés en Île-de-France en 2024, à titre indicatif.

L'erreur la plus fréquente consiste à attendre l'attestation de propriété immobilière avant de lancer les diagnostics techniques ou la commande de l'état daté au syndic. Ces démarches sont indépendantes et peuvent avancer en parallèle du travail du notaire.

• Dès le décès : demander l'acte de décès et réunir l'état civil de tous les héritiers.
• En parallèle : saisir un notaire pour ouvrir la succession et lancer l'acte de notoriété.
• Sans attendre l'acte de notoriété : commander le dossier de diagnostic technique et le pré-état daté au syndic si le bien est en copropriété.
• Une fois l'acte de notoriété signé : le notaire demande l'attestation de propriété immobilière et l'état hypothécaire.
• En parallèle : rassembler les relevés bancaires et l'avis de taxe foncière pour la déclaration de succession.
• Si un héritier réside hors de France : engager la procédure de mandat ou de procuration dès le début, c'est la pièce au délai le plus imprévisible.

L'acte de notoriété établit la qualité d'héritier de chaque personne concernée. Il ne peut être signé qu'une fois tous les héritiers identifiés et leurs pièces d'état civil réunies. Une recherche généalogique, un héritier introuvable ou un désaccord sur la famille du défunt allongent ce délai de plusieurs semaines à plusieurs mois.

L'attestation de propriété immobilière transfère officiellement le bien du défunt vers les héritiers au fichier immobilier. Elle est publiée au service de la publicité foncière compétent selon la localisation du bien. Sans elle, les héritiers ne sont pas juridiquement propriétaires aux yeux du service de la publicité foncière, même s'ils le sont civilement depuis le décès.

L'état hypothécaire, demandé par le notaire ou l'acheteur, révèle les inscriptions existantes (hypothèque, privilège de prêteur de deniers non levé). Une inscription non levée retarde la vente le temps de sa mainlevée, généralement 2 à 4 semaines supplémentaires.

Le pré-état daté, demandé au syndic dès la mise en vente, informe l'acheteur des charges courantes et des travaux votés. L'état daté, plus complet, est établi juste avant la signature de l'acte définitif et détaille les sommes dues par le vendeur au syndic. Les syndics facturent ces documents entre 150 et 380 euros selon les cabinets, un tarif librement fixé et non réglementé.

Si le titre de propriété du défunt est introuvable, le notaire peut en obtenir une copie auprès du service de la publicité foncière du lieu de situation du bien, ou retrouver l'acte via les archives de l'étude qui a reçu la vente initiale. Ce délai supplémentaire est en général de deux à quatre semaines et coûte environ 30 euros de frais de copie.

La déclaration de succession doit être déposée dans les six mois du décès lorsque celui-ci a eu lieu en France métropolitaine, et dans les douze mois lorsqu'il a eu lieu hors de France (article 641 du Code général des impôts). Passé ce délai, des intérêts de retard et éventuellement une majoration s'appliquent sur les droits dus, indépendamment de l'avancement de la vente du bien.

Ce délai fiscal n'est pas suspendu par les difficultés à vendre le bien. Il est possible de déposer la déclaration de succession avant la vente et de régler les droits dus, la vente du bien intervenant ensuite indépendamment.

Un héritier vivant à l'étranger doit signer une procuration ou un mandat pour que la vente puisse se conclure sans sa présence physique. Cette procuration doit souvent être légalisée ou apostillée selon le pays, une démarche à effectuer au consulat de France ou devant un notaire local reconnu. Le délai constaté varie fortement selon le pays, de deux semaines à plus de deux mois.

• Un héritier introuvable ou en désaccord sur le partage.
• Un acte de notoriété retardé par une recherche généalogique.
• Un syndic lent à délivrer le pré-état daté ou l'état daté.
• Une inscription hypothécaire non levée sur le bien.
• Un héritier mineur, nécessitant l'intervention d'un juge des tutelles ou d'un notaire spécifique.
• Un héritier hors de France dont la procuration tarde à être légalisée.